Een bedrijvenlijst in Excel openen: houd je CSV intact

Staat alles in één kolom?

Kies bij het importeren het scheidingsteken dat het bestand gebruikt, bijvoorbeeld een komma of puntkomma. Kijk in het voorbeeld of de kolomtitels boven de juiste waarden staan. Een andere keuze zie je daar direct terug. Microsoft beschrijft deze importstappen op https://support.microsoft.com/en-us/excel/get-started/import-or-export-text-txt-or-csv-files

Bewaar codes als tekst

Een code als 00123 is een fictief voorbeeld: de nullen horen bij de waarde. Excel kan bij het rechtstreeks openen van CSV standaardinstellingen toepassen. Importeer zulke kolommen daarom als tekst.

Met de klassieke wizard Tekst importeren kies je in stap 3 per kolom het gegevenstype Tekst. Schakel zo nodig bij Bestand > Opties > Gegevens de optie voor importeren uit tekst (verouderd) in. Open die wizard daarna via Gegevens ophalen. De officiële uitleg staat op https://support.microsoft.com/en-us/excel/text-import-wizard

Controleer accenten en komma’s in namen

Zien accenten er vreemd uit? Controleer of de gekozen tekenset overeenkomt met die van het bestand. Bij een UTF-8-bestand kies je UTF-8. Microsoft beschrijft hoe je zulke bestanden via de importfunctie opent op https://support.microsoft.com/en-us/excel/opening-csv-utf-8-files-correctly-in-excel

Een naam kan zelf een komma bevatten. In een CSV kunnen aanhalingstekens zo’n waarde bij elkaar houden. Gebruik je de klassieke wizard Tekst importeren, controleer dan in stap 2 welk teken de tekst omsluit. Het fictieve voorbeeld "Atelier, Noord" hoort bij aanhalingstekens als tekstaanduiding in één cel te blijven.

Controleer het resultaat voordat je verdergaat

Vergelijk een paar waarden met het oorspronkelijke bestand, waaronder een code met voorloopnullen en een naam met een accent. Controleer ook of eventuele bronverwijzingen nog bij dezelfde regel staan. Houd het origineel beschikbaar als je de tabel verder bewerkt.

Wil je daarna beoordelen of de gegevens zelf bruikbaar zijn? Lees onze checklist voor bron en datum: https://firmtrove.com/kennis/bedrijfsgegevens-controleren/

Veelgestelde vragen

Waarom verdwijnen nullen aan het begin van een code?

Excel kan een kolom als getallen interpreteren. Importeer de oorspronkelijke waarden opnieuw en kies voor die kolom Tekst, zodat de voorloopnullen behouden blijven.

Kan ik een UTF-8-CSV gewoon dubbelklikken?

Microsoft zegt dat dit normaal kan wanneer het bestand een BOM bevat, een markering voor de tekencodering. Zonder die markering kun je de importfunctie gebruiken. Controleer daarna ook de kolomtypen; correcte accenten vertellen niet of een code als tekst is ingelezen.